De notariële akten uit de jaren 1926-1935 zijn per direct beschikbaar voor onderzoek op onze studiezaal. Het gaat om de archieven van notarissen die gevestigd waren in Abcoude, Breukelen, De Bilt, Loenen aan de Vecht, Maarssen en Mijdrecht. De notariële archieven van Weesp waren eerder al beschikbaar.

Notariële archieven dienen binnen tien jaar nadat deze 75 jaar oud zijn worden overgebracht van de notariële archiefbewaarplaats naar de archiefbewaarplaatsen in het land. De notariële stukken uit het tijdvak 1926-1935 werden in 2010 door de Minister van Justitie formeel aan het Nationaal Archief overgedragen conform de regeling Overbrenging Notariële Archiefbescheiden naar de Rijksarchiefbewaarplaats. Vervolgens zijn ze door de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten bewerkt en in 2020 verdeeld over de verschillende archiefdiensten.

Voor protocollen gelden andere termijnen. Een protocol is eigenlijk het archief van de notaris waarin notariële documenten worden bewaard. Zo bewaart de notaris de originele exemplaren van akten (deze noem je minuten) en documenten die aan akten gehecht zijn. Protocollen die ouder zijn dan 75 jaar worden binnen een tijdvak van tien jaar naar de aangewezen rijksarchiefbewaarplaats overgebracht.
Door de vernieuwing van de Wet op het notarisambt in 1999 zijn testamenten pas na 100 jaar openbaar. Dit heeft te maken met het risico dat testamenten van personen die nog in leven zijn openbaar en raadpleegbaar worden. Als gevolg hiervan worden alle testamenten uit notariële archieven verwijderd ('ontsplitst'). Zodra ze 100 jaar oud zijn worden ze binnen tien jaar naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht. Testamenten worden opgenomen in het Centraal Testamentenregister, een nationaal een landelijk register waarin wordt bijgehouden door wie, wanneer en bij welke notaris een testament is opgemaakt.

De indeling van de toegangen ins ons systeem is primair alfabetisch op standplaats en vervolgens op notaris die de akten heeft opgemaakt. De akten, met uitzondering van de uiterste willen, zijn per serie beschreven. Per inventarisnummer zijn het jaartal en het eerste en laatste aktenummer genoteerd.

Ook de repretoires zijn beschreven. In repertoires staan per jaar in chronologische volgorde de opgestelde akten met de namen van de hoofdpartijen genoteerd, het werkt als een soort inhoudsopgave. De notarissen zelf maakten geen alfabetische toegangen op naam, als gevolg hiervan zijn de notarisarchieven niet systematisch van indexen op persoonsnaam voorzien. Het aktenummer in het repertoire komt overeen met het aktenummer in de serie minuutakten van dat jaar. De repertoires vormen de ingang op de notariële archieven. Het repertorium of repertoire werd in tweevoud opgemaakt. Het eerste exemplaar bevindt zich in het archief van de notaris. Het dubbele exemplaar werd na afloop van ieder jaar ingeleverd bij de rechtbank. Deze kopieën zijn te vinden in de archieven van de Arrondissementsrechtbanken.

De nieuwe toegangen en inventarissen op deze notariële archieven uit de periode 1926-1935 zijn hier te vinden.

Bron: RHCVV, 0880 Notarissen De Bilt, 1926-1935, inv. nr. 5.

Door de aanscherping van de coronamaatregelen zijn vanaf vandaag, dinsdag 15 december, onze studiezalen in Breukelen en Weesp voorlopig gesloten voor bezoekers. Deze sluiting duurt in ieder geval tot en met dinsdag 19 januari 2021. Heb je een afspraak gemaakt voor de periode dat wij gesloten zijn? Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

Onze online dienstverlening gaat gewoon door. Onze studiezaalmedewerkers staan voor je klaar via website, chat, e-mail en telefoon. Wij werken er hard aan om zoveel mogelijk vraagstukken te beantwoorden.

Voor vragen kun je contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., telefonisch via 0346-259425 of via de chatfunctie op onze website. Wij zijn op dinsdag tot en met donderdag van 08.30 uur tot en met 17.00 uur bereikbaar.

Wij danken je hartelijk voor alle bregrip en medewerking, blijf gezond en pas een beetje op elkaar.

Gewijzigde openingstijden decembermaand:

• Dinsdag 15 december zijn wij vanaf 12.00 uur gesloten.
• Donderdag 24 december, kerstavond, zijn wij vanaf 12.00 uur gesloten.
• Donderdag 31 december, oudjaarsdag, zijn wij de gehele dag gesloten.

Misschien heb je wel eens op onze website rondgesnuffeld, op zoek naar bijvoorbeeld familieleden voor je stamboom. Je voert de naam van je betovergrootmoeder in het zoekveld in, et voilà, daar komt met een druk op de knop ineens de vermelding van je voorouder in het bevolkingsregister naar voren in de resultaten. Het lijkt zo simpel, maar achter de schermen gaat er een hoop aan vooraf. Het zijn onze vrijwilligers die dit in grote mate mogelijk maken.
Zij doen dat door pagina voor pagina ons archiefmateriaal te bestuderen en alle namen, geboortedata en andere relevante informatie te noteren in Mais Flexis, een online softwareprogramma. Dit noemen wij indexeren, in de volksmond staat dit ook wel bekend als ‘'klapperen’'. Dit betekent concreet dat onze bezoekers niet zelf alle pagina’s van de bevolkingsregisters, notariële akten en burgerlijke stand door hoeven te bladeren in de hoop hun betovergrootmoeder tegen te komen. Nu hebben onze vrijwilligers al dat speurwerk al gedaan.

Sinds afgelopen maart moeten onze vrijwilligers, net als de medewerkers, thuiswerken en kunnen zij niet langer op locatie aan de slag met hun werkzaamheden. Wij hebben toen alles gedaan om onze vrijwilligers, die daar behoefte aan hadden, vanuit huis te helpen opstarten met hun vrijwilligerswerkzaamheden. Gelukkig konden een aantal vrijwilligers aan de slag met scans van het archiefmateriaal dat op onze website stond. Vanuit huis loggen zij in op Mais Flexis, het programma waarin ‘'geklapperd’' wordt, zodat ze wat afleiding hadden en ze toch verder konden. Van notariële akten staan nog geen scans online, waardoor wij die in de eerste lockdown zelf fotografeerden en toestuurden naar een van onze vrijwilligers.

Wij hechten veel waarde aan onze vrijwilligers, niet alleen om het vele en goede werk dat zij doen, ook om de gezelligheid die zij naar de studiezaal brengen. Wij hebben hen dan ook in de afgelopen coronaperiode enorm gemist. Wij willen onze vrijwilligers bedanken voor hun begrip, flexibiliteit en positieve houding de afgelopen maanden. Zij krijgen van ons een welverdiend kerstpakket en wij hopen hen in het nieuwe jaar weer op de studiezaal te mogen verwelkomen!