Het e-depot
Sinds de jaren ’90 maakt de overheid steeds meer digitaal informatie aan. Deze informatie wordt niet afgedrukt, maar digitaal opgeslagen en beheerd. Vanuit de Tweede Kamer wordt het digitale werken ook erg gestimuleerd. Door digitaal te werken kunnen burgers al hun overheidszaken online regelen. Het digitale archief, ook wel digitaal geboren archief genoemd, dat hierbij gevormd wordt, moet op een andere wijze behandeld en gearchiveerd worden dan papieren archief. Er ontstaan nieuwe vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, de kernwaarden die de basis vormen voor het archiefwezen. Om in te springen op deze verandering, implementeert het RHCVV een e-depot.
Wat is het?
De veel gebruikte definitie van het e-depot is: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.”
Het e-depot bestaat dus niet alleen uit software en hardware, maar ook uit de organisatie en werkprocessen die mogelijk maken dat digitaal archief langdurig bewaard blijft. Ook maakt de definitie duidelijk dat in het e-depot digitale archiefstukken worden opgenomen en geen scans van papieren archiefstukken. De stukken in het e-depot kennen geen papieren origineel. Kijk voor meer informatie over het e-depot het filmpje op deze pagina.
Welke informatie komt in het e-depot?
Het RHCVV wil alle digitaal gecreëerde archiefstukken uit de bij hem aangesloten gemeenten Stichtse Vecht, De Ronde Venen en De Bilt in het e-depot opnemen. Daarnaast zullen ook digitale particuliere collecties worden opgenomen in het e-depot. Denk hierbij aan archieven van kerkgenootschappen, stichtingen, bedrijven en families, maar ook de door het RHCVV zelf samengestelde coronacollectie.
Wat levert digitaal archiveren op?
De overheid archiveert om drie redenen:
- Het bijstaan van de recht- en bewijszoekende burger;
- Het waarborgen van de rechtsstaat;
- Het informeren over lokale historie.
Dankzij het e-depot kan het RHCVV ook in het digitale tijdperk deze rol blijven vervullen. Bezoekers die met een van de drie punten bij het RHCVV om informatie komen vragen, kunnen informatie thuis en op een voor henzelf geschikt moment opzoeken. Goede, geordende en toegankelijke digitale archieven zorgen voor een snellere en betere controle van de overheid en bieden een sneller en beter gerelateerde historische informatie.
In welk stadium van ontwikkeling is het e-depot?
In 2018 en 2019 heeft het RHCVV een eerste pilot gedaan met digitale overbrenging, samen met de gemeente Stichtse Vecht. In 2020 zijn organisatorische stukken opgeleverd die de processen en kwaliteitseisen omtrent digitale overbrenging vastleggen. Sinds 2021 zet het RHCVV zich in om digitale archieven van gemeenten onder te brengen in het e-depot, worden particuliere collecties opgenomen in het e-depot en werkt het RHCVV samen met andere archiefdiensten om het e-depot door te ontwikkelen binnen de kaders van duurzame toegankelijkheid en de gemeentelijke informatiearchitectuur.
Meer weten?
Bekijk de door het RHCVV opgeleverde stukken over het e-depot
