Inzage beperkt openbaar archief
1. Wat zijn beperkt openbare archieven en hoe wordt de AVG nageleefd?
Beperkt openbare archieven
Het overgrote deel van de archieven die wij bewaren, is volledig openbaar en daarmee zonder meer in de studiezalen in te zien. Een klein deel van de archieven is nog niet of beperkt openbaar. In deze zoekhulp vind je waarom sommige archieven beperkt openbaar zijn, onder welke voorwaarden er wel inzage gegeven kan worden en hoe je een verzoek tot inzage indient. Wanneer (een deel van) een archief beperkt openbaar is, wordt dit aangegeven in de inventaris van dat archief. Bij de beschrijving van beperkt openbare inventarisnummers zie je staan wanneer zij openbaar worden.
Naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Wij zijn er voor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wie inzage heeft gekregen, is zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop hij of zij met deze gegevens omgaat (de verdere verwerking van persoonsgegevens). Eeniederz heeft de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet onevenredig te schaden. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is mogelijk om bij de Autoriteit een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens. Iemand die schade lijdt doordat ten opzichte van hem of haar in strijd met de AVG is gehandeld, kan recht hebben op een schadevergoeding.
2. Waarom zijn sommige archieven beperkt openbaar?
Wij bewaren drie soorten archieven die verschillende openbaarheidsbeperkingen kennen: overheidsarchieven, particuliere archieven en akten van de burgerlijke stand.
Overheidsarchieven
De openbaarheid van overheidsarchief is aan strenge regels gebonden. Volgens de Archiefwet horen archieven die naar een archiefinstelling zijn overgebracht, openbaar te zijn. Er zijn drie redenen om de openbaarheid te beperken:
1. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele nog levende personen;
2. Het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
3. Onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties.
Bij de overbrenging van archieven naar het RHCVV bepaalt de organisatie die het archief gevormd heeft, de gemeente, van welke inventarisnummers de openbaarheid beperkt moet worden. De organisatie moet daar een officieel besluit over nemen. In dat besluit staat niet alleen welk archief en welke inventarisnummers een openbaarheidsbeperking krijgen, maar ook waarom dat gebeurt en tot wanneer deze beperking geldt. De maximale termijn voor een openbaarheidsbeperking is 75 jaar. Alleen bij hoge uitzondering wordt een langere beperking gesteld. Wij zijn verplicht het besluit van de archiefvormer uit te voeren.
Particuliere archieven
Particuliere archieven kunnen gevormd zijn door families of personen of door stichtingen, verenigingen en andere niet-overheidsorganisaties. Bij het overbrengen van hun archieven mogen zij zelf bepalen of deze openbaar zijn of niet. Dagboeken, privécorrespondentie of persoonlijke ledendossiers blijven vaak een tijdje beperkt openbaar. Particulieren mogen ook beslissen dat hun gehele archief pas na een aantal jaar openbaar wordt. Zij hoeven daarvoor geen reden te geven. Wel is het zo dat wij als archiefdienst naar hergebruik en openbaarheid van informatie streven. Het is dus niet zo dat een archiefdienst onredelijke beperkingen van de openbaarheid per definitie accepteert. Wanneer hierover geen consensus bereikt wordt, kan het voorkomen dat om deze reden een archief niet aangenomen wordt door ons als archiefdienst.
Wanneer je een archiefstuk met een openbaarheidsbeperking wilt inzien dat gevormd is door een privé-persoon of een niet-overheidsinstantie, kun je bij ons navragen wat de aard van deze openbaarheidsbeperking is. Particuliere archieven kunnen soms ook langer beperkt openbaar zijn dan een termijn van 75 jaar. Af en toe zijn particuliere archieven voor een bepaalde periode helemaal niet raadpleegbaar. Wij kunnen je informeren over de openbaarheidsbeperkingen en de (on)mogelijkheden om particulier archief te raadplegen.
Burgerlijke Stand
Wat betreft burgelijke stand gelden de volgende regels: geboorteakten worden na 100 jaar openbaar, huwelijksakten na 75 jaar en overlijdensakten na 50 jaar. Het is niet mogelijk deze archieven in te zien voordat die termijn is verstreken.
3. Welke voorwaarden zijn er verbonden aan het krijgen van inzage in overheidsarchieven?
De openbaarheid van archieven wordt meestal beperkt omdat zij informatie bevatten die de belangen van anderen kan schaden. Om die belangen te beschermen, kunnen deze archieven alleen onder bepaalde voorwaarden worden ingezien. Wat die voorwaarden zijn, kan per archief verschillen.
De overheid mag de openbaarheid van archieven op drie gronden beperken:
- de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele nog levende personen
- het belang van de Staat of zijn bondgenoten
- onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties
Bij iedere grond horen andere inzagevoorwaarden die je hieronder kunt teruglezen. Onze medewerkers kunnen je helpen om te achterhalen op welke grond een stuk beperkt is. Voor sommige dossiers is het noodzakelijk om een onderzoeksopzet aan te leveren en/of gemotiveerd aan te geven waarom je het stuk in kwestie in zou willen zien.
Meer hierover lees je bij tabblad 'Inzage in archieven met bijzondere persoonsgegevens voor (wetenschappelijk) onderzoek of statistiek'. Hieronder volgt per grond een uitleg hoe men inzage kan krijgen.
Eerbieding persoonlijke levenssfeer
Ieder heeft recht op eerbieding van zijn of haar persoonlijke levenssfeer. Wij volgen hierin de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens zijn als volgt: gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
Wanneer de persoon van wie je het dossier of documenten wilt inzien, nog in leven is, heb je zijn of haar toestemming nodig. Deze toestemming moet bestaan uit een ondertekende verklaring en kopie van het identiteitsbewijs van degene over wie het dossier gaat. Op deze kopie dient de handtekening van de betrokkene duidelijk leesbaar te zijn. Wanneer het uzelf betreft, moet je een kopie van je eigen legitimatiebewijs meesturen. Hoe een veilige kopie gemaakt kan worden, vind je op Rijksoverheid.nl.
In sommige gevallen vragen wij een bewijs van overlijden. Als bewijs van overlijden gelden de volgende documenten:
- een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de burgerlijke stand
- een kopie van de persoonskaart van de betrokkene (op te vragen bij het Centrum voor familiegeschiedenis www.cbg.nl)
- een vermelding op www.joodsmonument.nl
- een vermelding op oorlogsgravenstichting.nl
- eventuele andere schriftelijk bewijzen zoals een origineel overlijdensbericht of overlijdensadvertentie
Wanneer je een dossier of documenten wilt inzien van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, vervallen voor die persoon bovenstaande voorwaarden.
Belang van de Staat
Deze beperkingsgrond heeft vooral betrekking op archieven van de Rijksoverheid. Onze organisatie beheert enkel archieven van lokale overheidsinstanties.
Onevenredige bevoordeling of benadeling
Wanneer je een archiefstuk wilt inzien dat beperkt openbaar is om te voorkomen dat personen of instanties onevenredig bevoor- of benadeeld worden, moet je daarvoor een gemotiveerd verzoek bij het RHC Vecht en Venen indienen. In dit verzoek leg je uit om welke stukken het gaat, je noemt de archiefinventaris en de inventarisnummers, en waarom je deze stukken wilt inzien. Naar aanleiding van jouw verzoek zal worden uitgezocht of bij afweging van de van toepassing zijnde belangen, raadpleging van het archief mogelijk is.
4. Inzage in archieven met bijzondere persoonsgegeven voor (wetenschappelijk) onderzoek of statistiek
In lid j van artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en artikel 24 van de Nederlandse Uitvoeringswet AVG is opgenomen dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden. Op basis hiervan kan men inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage hebben gegeven en als zij kunnen aantonen dat het leveren van bewijs van overlijden of het vragen van toestemming een onevenredige inspanning is. Als onderzoeker bent je verantwoordelijk voor de verdere verwerking van persoonsgegevens van eventueel nog levende personen die in de archiefstukken voorkomen.
Wanneer je wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistisch onderzoek wilt uitvoeren in dossiers van personen die wel overleden zijn, dien je van deze personen een overlijdensbewijs te overleggen. Om onderzoek te kunnen doen in dossiers van personen die mogelijk nog in leven zijn, moet jou onderzoek aan alle onderstaande punten voldoen:
- De verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek.
- Het onderzoek dient een algemeen belang.
- Het vragen van uitdrukkelijke toestemming c.q. het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren) is onmogelijk of kost een onevenredige inspanning.
- Bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.
Onderzoeksopzet
Om te kunnen toetsen of jouw onderzoek aan bovenstaande punten voldoet, moet je bij het verzoek tot inzage een onderzoeksopzet toevoegen. Een belangrijke voorwaarde bij het verlenen van inzage is de vraag of de privacy van in de dossiers genoemde personen voldoende wordt gewaarborgd. Dit zal beoordeeld worden naar aanleiding van jouw beantwoording van onderstaande vragen. Daarnaast willen we met deze informatie een beeld krijgen van jouw onderzoek. In eerste instantie om te beoordelen of jouw aanvraag aan de voorwaarden voldoet. Wellicht kunnen we met je meedenken welke archieven nog meer relevant zijn.
- Inleiding (wat is de aanleiding om dit onderzoek te doen?).
- De onderzoeksvraag.
- Doelstelling (wat moet het onderzoek opleveren: boek, artikel, promotie etc.?).
- Opbouw van het onderzoek en de onderzoeksmethode(n).
- Welke beperkt openbare dossiers van het RHC Vecht en Venen zijn noodzakelijk voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag?
- Waarom is verwerking van de persoonsgegevens in deze dossiers noodzakelijk voor het onderzoek?
- Waarom is het niet mogelijk schriftelijke toestemming van de betrokkenen of bewijzen van hun overlijden te verkrijgen?
- Hoe wordt de privacygevoelige informatie van nog levende personen, overgenomen uit de dossiers, beveiligd? Worden gegevens bijvoorbeeld opgeslagen op een beveiligde USB-stick of beveiligde computer?
- Hoe wordt voorkomen dat de persoonlijke levenssfeer wordt geschaad? De resultaten worden bijvoorbeeld alleen statistisch verwerkt, namen van betrokken personen worden niet genoemd, wijze van anonimiseren etc.
Wil je je onderzoeksopzet puntsgewijs indienen, dus genummerd van 1 t/m 9?
Inzage
Wij toetsen het verzoek en de onderzoeksopzet aan de openbaarheidsbeperkingen die aan de gevraagde archiefstukken zijn gesteld, in samenhang met de AVG en de Uitvoeringswet UAVG. Is aan alle voorwaarden voldaan, dan wordt toestemming voor raadpleging verleend.
5. Hoe kan ik een inzageverzoek indienen en waar stel ik mijn vraag als ik er zelf niet uitkom?
Lees hiervoor eerst punt 4. Vervolgens kunt je jouwinzageverzoek, onderzoeksopzet en bewijsstukken toesturen naar info@rhcvechtenvenen.nl. Wanneer je vragen hebt of een inzageverzoek wilt doen, kun je contact opnemen via info@rhcvechtenvenen.nl. Dinsdag t/m donderdag zijn wij telefonisch bereikbaar op (0346) 259 425 en je kunt dan ook chatten met een medewerker via het chatvenster linksonder in de pagina.
Bewijsstukken voor inzageverzoeken kunnen gescand worden bijgevoegd.
6. Mag ik stukken (laten) kopiëren/fotograferen uit beperkt openbaar archief?
Wij verstrekken geen kopieën of reproducties uit beperkt openbare archieven. Door het verstrekken van reproducties uit beperkt openbare archieven worden in feite de openbaarheidsbeperkingen opgeheven. Met alle mogelijke, schadelijke gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer van de in de stukken genoemde personen. Ook is het niet toegestaan beperkt openbare archieven te fotograferen wanneer je deze in komt zien op de studiezaal.
Wij hebben onvoldoende capaciteit om alle beperkt openbare stukken waarvan kopieën worden verlangd, te controleren op persoonsgegevens van nog levende personen.
Een wettelijke uitzondering op het maken van reproducties zijn kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dat geval moet je aantonen dat de kopieën noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Neem hiervoor contact met ons op.
