Waarom een e-depot?
Vanaf de jaren '90 werkt de overheid steeds meer digitaal. Veel informatie wordt tegenwoordig alleen digitaal opgeslagen en beheerd. Het kabinet stimuleert dat burgers al hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen.
Voor archiefinstellingen is het werken met 'digitaal geboren' informatie een relatief nieuw fenomeen. Het vereist een andere werkwijze en andere kennis dan bij papieren archieven. Om digitale collecties in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RHC aan een nieuwe bewaaromgeving: het e-depot.
Wat is het e-depot?
Formeel is de definitie van een e-depot: "Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt." Vrij vertaald wil dit zeggen dat het e-depot meer is dan alleen digitale opslag. Bij digitaal archiveren is het dan ook onverantwoord om – zoals bij papier – 20 jaar te wachten tot het overbrengen van het archief. Voor het veiligstellen van digitale informatie zal de hele route, van archiefvormer tot (eind)gebruiker, goed ingericht moeten worden. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitale informatie voor een lange periode te behouden.
Welke informatie komt in het e-depot?
In de eerste plaats is het e-depot er voor informatie van de bij het RHC aangesloten gemeenten: de gemeenten Stichtse Vecht, De Ronde Venen, Weesp en De Bilt. Op termijn zal het e-depot ook voor particuliere archieven gebruikt worden: van kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen en bedrijven tot archieven van families en personen.
Wat levert het op?
De maatschappelijke voordelen van het e-depot zijn aanzienlijk. Allereerst komt het e-depot tegemoet aan de groeiende interesse in Nederland voor cultuur en geschiedenis. Het e-depot kan verschillende soorten collecties en materiaal opslaan (tekst, beeld, film, foto, muziek, tekeningen, video, etc.), waartussen allerlei verbanden gelegd kunnen worden. De bezoeker kan ze vanaf iedere locatie met één muisklik raadplegen, op een moment dat dit hem of haar het best uitkomt.
Het e-depot zal ook een belangrijke rol spelen in het waarborgen van de rechtsstaat. Want ook in het digitale tijdperk dragen archiefinstellingen een verantwoordelijkheid om voor de burgers het geheugen van de omgeving te beheren. Door te zorgen voor goed geordende en toegankelijke digitale archieven maken zij het mede mogelijk dat het handelen van de overheid sneller en beter gecontroleerd kan worden.
Hoe beginnen we?
Het RHC gaat samen met de gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen en de leverancier van de e-depotsoftware dit jaar twee pilots doen. Hierbij zullen er documenten van de gemeenten in het e-depot 'ingelezen' worden. Dit lijkt simpel maar heeft best wat voeten in de aarde. Zo moeten de documenten van de gemeente zo 'vertaald' worden naar het collectiebeheersysteem van het RHC dat gebruikers van dit systeem de documenten kunnen inzien.
Wilt u meer weten over het e-depot dan kunt u zich richten tot Monique van der Linden, adviseur digitale informatie van het RHC. U kunt haar bereiken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
