Wat is een hotspotmonitor?
De hotspotmonitor is een hulpmiddel voor overheidsorganisaties om zich bewust te zijn van mogelijk historisch interessante gebeurtenissen in hun omgeving. Het doel daarbij is archiefmateriaal dat over deze zaken ontstaat tijdens of kort na de gebeurtenissen aan te wijzen als van blijvend belang. Op die manier kan dit archiefmateriaal binnen de gemeente behouden blijven als het anders volgens algemene regelgeving weggegooid had mogen worden. Aan de andere kant biedt het aanwijzen van gebeurtenissen als ‘hotspot’ overheidsorganisaties de mogelijkheid particulier archiefmateriaal te verzamelen. In de praktijk doen archiefdiensten dit vaak voor bijvoorbeeld een gemeente, omdat zij hier meer ervaring mee hebben. Dit archiefmateriaal kan van alles zijn, van briefwisselingen van burgers met gemeenten tot social media posts, filmpjes van een brand tot aanplakbiljetten voor een demonstratie.
Niet iedere gebeurtenis kan als hotspot aangewezen worden. De gebeurtenis moet voldoen aan een of meer van de volgende vier criteria:
1. Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
2. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.
3. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.
4. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.
Voorbeelden van hotspots zijn bijvoorbeeld de MH-17 vliegtuigramp en de coronacrisis (landelijke impact), de overstromingen in Limburg (regionaal), of de brand in een kerk of buurthuis in een dorp (lokaal). De monitoring van mogelijke hotspots verwijst naar het samenwerkingsverband tussen overheidsinstantie en burgers bij het vaststellen van hotspots. In dit verband bespreken verantwoordelijken binnen de overheidsorganisatie periodiek met een panel van experts uit de samenleving over recente gebeurtenissen die wellicht voldoen aan de bovengenoemde vier criteria. Denk hierbij aan lokale journalisten, historici of vertegenwoordigers van lokale belangenverenigingen.
Tegenwoordig is er door digitale communicatiemiddelen een lage drempel om van je te laten horen. Deze laagdrempeligheid gaat ook samen met vluchtigheid. Digitale informatie, neem een bericht op een sociaal netwerk, is soms al na enkele weken moeilijk vindbaar. Dat is een van de redenen dat het periodiek bijeenkomen van de hotspotmonitorgroep belangrijk is. Daarnaast is een belangrijk aspect het actief op zoek gaan naar het archiefmateriaal dat rond een hotspot is ontstaan, waar het voorheen aan het toeval werd overgelaten wat na verloop van jaren misschien zijn weg zou vinden naar het historisch archief. Door er snel bij te zijn, blijft er meer interessant materiaal bewaard.
