Als medewerkster van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, ben ik de laatste jaren onder meer bezig met het inventariseren van kerkarchieven uit ons werkgebied. Zo heb ik gewerkt aan de archieven van: de Hervormde Gemeente Vinkeveen, de Rooms-Katholieke Kerk van Loenen/Slootdijk, de Rooms-Katholieke Kerk van Breukelen, de Hervormde Gemeente van Nieuwer Ter Aa, en op dit moment, de Hervormde Gemeente Waverveen.
Voordat ik de module over ‘Toegankelijk maken’ van de archiefopleiding had gedaan, vroeg ik me altijd af hoe je het inventariseren van een archief eigenlijk aanpakt, vooral als dat uit allerlei verschillende dingen bestaat; boeken, losse documenten, mappen etcetera. Deze zelf bijgehouden archieven worden bij ons vaak in bananendozen of verhuisdozen binnengebracht. Er kwam zelfs eens een archief in vuilniszakken binnen! Inmiddels weet ik precies hoe ik zo’n archief moet aanpakken, hieronder leg ik stap voor stap uit hoe ik dat doe.
Ik neem het archief van Waverveen (dat al geruime tijd geleden bij het RHC in bewaring is gegeven) en waarmee ik nu bezig ben maar even als voorbeeld.
Om te beginnen ga je kijken of je wat informatie kunt vinden over de archiefvormer (bijvoorbeeld een jubileumboekje van de betreffende kerk) en over het archief zelf. In dit geval bijvoorbeeld het boekje ‘Waverveen door de jaren heen’ van drs. A. Bloed (red.). Ook kun je op de website van de kerk kijken of er iets te vinden is over de geschiedenis. Verder ga ik dan informeren bij mensen die er wat van kunnen weten, waar het archief vroeger was opgeslagen en hoe. Dat waren in dit geval de heren A. Bloed en L. den Hertog, die me vertelden dat het archief deels bij de predikant thuis en deels in een kist in de kerk lag.
Vervolgens ga ik ‘snuffelen’ in de dozen met het archief van de kerk, en probeer zo een beetje inzicht te krijgen in wat het zoal inhoudt en of er enige orde inzit. In het geval van Waverveen was er op zeker moment het nodige voorwerk gedaan door vrijwilligers van de kerk. Het archief was voorzien van zuurvrije omslagen en in archiefdozen gedaan, en er was een soort inventaris bij gemaakt. Bij mijn werkzaamheden bleek deze oude ordening echter, hoe goed bedoeld ook, het archief niet echt optimaal toegankelijk te maken. Zo waren er veel omslagen met als beschrijving ‘Oud archief kerkenraad’. In die omslagen bleek echter van alles te zitten, zowel van de kerkenraad, als van de diaconie, kerkvoogdij enzovoort. De enige ordening was dat de stukken chronologisch lagen. Het zal duidelijk zijn, dat met een dergelijke toegang de onderzoeker niet snel veel verder komt. Gaandeweg heb ik dus moeten besluiten de oude ordening uit elkaar te gaan halen en de stukken onder te brengen in een archiefschema dat voor kerkarchieven heel gebruikelijk is:
- Archief van de kerkenraad, met onderverdeling naar stukken van algemene aard (Notulen en
Correspondentie) en stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. Hierbij valt te denken aan Liturgie, Predikanten, Catechese, Reglementering.
- Archief van de diaconie, met dezelfde onderverdeling in stukken van algemene aard en stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. Armenzorg en Bezittingen zijn voorbeelden van de sub-rubriek afzonderlijke onderwerpen.
- Archief van de kerkvoogdij, zelfde hoofdrubrieken. Bij de afzonderlijke onderwerpen kun je denken aan: eigendommen (zoals kerk, pastorie, verenigingsgebouw), financiën, zoals Begroting en Jaarrekening, bijlagen bij de Jaarrekening.
- Archief van het Kiescollege.
- Stukken betreffende Publiciteit (kerkblad enz..)
- Archief van de Jongerenvereniging.
- Archief en Documentatie.
Als het nodig is kunnen er allerlei rubrieken en sub-rubrieken aan toegevoegd of juist geschrapt worden, afhankelijk van wat er allemaal in de dozen zit.
Het archiefschema zet ik in Mais Flexis, een programma van een grote database waarvan veel archiefinstellingen gebruik maken om hun inventarissen op internet toegankelijk te maken. Vervolgens ga ik als eerste de series bekijken en beschrijven: delen met notulen, delen van de doop-, trouw- en begraafregisters, kasboeken enzovoort. Dat is vrij overzichtelijk en schiet lekker op. Elk archiefstuk krijgt een afzonderlijk voorlopig nummer. Ook worden de stukken meteen waar nodig ontdaan van ijzerwerk en voorzien van nieuwe zuurvrije omslagen.
Vervolgens ga ik alle overige stukken en omslagen bekijken en beoordelen waar ze in het schema thuis horen. Ook nu krijgt alles een voorlopig nummer en wordt het materieel verzorgd.
De omslagen met veel afzonderlijke stukken die nauwkeurig moeten worden bekeken om te worden geplaatst in het schema, doe ik als laatste: dit kost veel tijd, maar het geeft ook veel voldoening als uiteindelijk alles op de goede plek staat.
Wanneer ik zo alle archiefdozen heb doorgewerkt, ga ik de hele inventaris door om te controleren of alles op de goede plek is geplaatst in het archiefschema. Zo niet, dan kan ik het nog verplaatsen of wijzigingen aanbrengen.
Als dit klaar is, ga ik archiefstukken omnummeren en krijgen ze hun definitieve inventarisnummers, zodat er een mooie doorlopende nummering ontstaat van begin tot eind van de inventaris. Tegelijkertijd worden alle stukken in die nieuwe doorlopende nummering in de archiefdozen gedaan.
Tenslotte worden alle omslagen voorzien van een mooie sticker met de naam van het archief en het inventarisnummer, en worden de archiefdozen voorzien van kaartjes met de desbetreffende inventarisnummers.
Aan het eind schrijf ik voor de inventaris een inleiding over de archiefvormer, een stukje over de geschiedenis van het archief, en de verantwoording van mijn werkzaamheden aan het archief. Tenslotte kan de inventaris op onze website geplaatst worden, en kan iedere onderzoeker waar ook ter wereld bekijken welke stukken er in het archief van de hervormde gemeente Waverveen te vinden zijn, en beoordelen of een bezoek aan onze studiezaal zinvol is.
Al met al doe ik dit werk met plezier: het geeft veel voldoening!
Wilma de Kruijter, november 2020
