2. Waarom zijn sommige archieven beperkt openbaar?

Categorie: Ongecategoriseerd
Gepubliceerd op woensdag 02 december 2020 13:30
Geschreven door Marloes Koelewijn
Hits: 3305

Wij bewaren drie soorten archieven die verschillende openbaarheidsbeperkingen kennen: overheidsarchieven, particuliere archieven en akten van de burgerlijke stand.

Overheidsarchieven

De openbaarheid van overheidsarchief is aan strenge regels gebonden. Volgens de Archiefwet horen archieven die naar een archiefinstelling zijn overgebracht, openbaar te zijn. Er zijn drie redenen om de openbaarheid te beperken:
1. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele nog levende personen;
2. Het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
3. Onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties.

Bij de overbrenging van archieven naar het RHCVV bepaalt de organisatie die het archief gevormd heeft, de gemeente, van welke inventarisnummers de openbaarheid beperkt moet worden. De organisatie moet daar een officieel besluit over nemen. In dat besluit staat niet alleen welk archief en welke inventarisnummers een openbaarheidsbeperking krijgen, maar ook waarom dat gebeurt en tot wanneer deze beperking geldt. De maximale termijn voor een openbaarheidsbeperking is 75 jaar. Alleen bij hoge uitzondering wordt een langere beperking gesteld. Wij zijn verplicht het besluit van de archiefvormer uit te voeren.

Particuliere archieven

Particuliere archieven kunnen gevormd zijn door families of personen of door stichtingen, verenigingen en andere niet-overheidsorganisaties. Bij het overbrengen van hun archieven mogen zij zelf bepalen of deze openbaar zijn of niet. Dagboeken, privécorrespondentie of persoonlijke ledendossiers blijven vaak een tijdje beperkt openbaar. Particulieren mogen ook beslissen dat hun gehele archief pas na een aantal jaar openbaar wordt. Zij hoeven daarvoor geen reden te geven. Wel is het zo dat wij als archiefdienst naar hergebruik en openbaarheid van informatie streven. Het is dus niet zo dat een archiefdienst onredelijke beperkingen van de openbaarheid per definitie accepteert. Wanneer hierover geen consensus bereikt wordt, kan het voorkomen dat om deze reden een archief niet aangenomen wordt door ons als archiefdienst.

Wanneer u een archiefstuk met een openbaarheidsbeperking wilt inzien dat gevormd is door een privé-persoon of een niet-overheidsinstantie, kunt u bij ons navragen wat de aard van deze openbaarheidsbeperking is. Particuliere archieven kunnen soms ook langer beperkt openbaar zijn dan een termijn van 75 jaar. Af en toe zijn particuliere archieven voor een bepaalde periode helemaal niet raadpleegbaar. Wij kunnen u informeren over de openbaarheidsbeperkingen en de (on)mogelijkheden om particulier archief te raadplegen.

Burgerlijke Stand

Wat betreft burgelijke stand gelden de volgende regels: geboorteakten worden na 100 jaar openbaar, huwelijksakten na 75 jaar en overlijdensakten na 50 jaar. Het is niet mogelijk deze archieven in te zien voordat die termijn is verstreken.